Alles voor de veiling, op één plek
Van de eerste gift die een loper ophaalt tot de laatste factuur die betaald wordt. Hieronder alle onderdelen, per fase. Elke veiling zet zelf aan welke onderdelen ze gebruikt.
Voorbereiding
In de weken voor de veiling gaan de lopers langs de deuren en groeit de lijst met giften. Het pakket houdt alles bij en maakt er een veilingboekje van.
(groter bekijken)
(groter bekijken)
- Lopers en wijken
Leg vast wie welke wijk loopt, met de huisnummers per wijk. Een loper die stopt, zet je op non-actief; zijn geschiedenis blijft bewaard.
- Lopers-app op de telefoon
Lopers zetten de giften die ze ophalen meteen in de app op hun telefoon. Geen briefjes meer overtypen.
- Giften en schenkers
Alle giften op één plek, met schenker, aantal en omschrijving. Staat dezelfde schenker onder verschillende namen, dan koppel je die aan elkaar.
- Categorieën
Deel de giften in groepen in. Zo houd je overzicht en print je lijsten per groep.
- Planner: de volgorde van de avond
Sleep giften naar genummerde koopjes. Een gift die vaker is aangeboden, zoals vijf taarten, verdeel je over meerdere koopjes. Ging er iets mis, dan maak je het ongedaan.
- Snel koopjes invoeren
Typ koopjes vlot achter elkaar in. Elk koopje krijgt meteen het volgende nummer; schuiven kan daarna in de planner.
- Foto's en plaatjes
Zet een foto bij een koopje, of laat de computer er een passend plaatje bij maken (met AI).
- Catalogus en veilingboekje
Voorkant, voorwoord, uitgelichte koopjes, de koopjeslijst en een kalender met alle uitjes. Met QR-codes naar bijvoorbeeld de online catalogus of het kopersportaal.
- Lijsten printen
Ophaallijsten per wijk, een bestellijst per winkelier, adresetiketten en nummerstickers voor de koopjes.
De veilingavond
De zaal zit vol, de veilingmeester staat klaar. Iedereen achter de tafel werkt in hetzelfde systeem, en de beamer laat zien wat er gebeurt.
(groter bekijken)
(groter bekijken)
- Kopers registreren
Bij binnenkomst krijgt iedere koper een bordnummer. Wie zich vooraf via een QR-code aanmeldde, neem je met één klik over.
- Afslaan
Per koopje noteer je het bedrag en het bordnummer van de koper. De veilingmeester heeft een eigen scherm met het koopje van dat moment. Wordt er iets tussendoor geveild, dan voeg je het direct toe.
- Beamer, live
Het beamerscherm laat het koopje en de opbrengst tot nu toe zien en loopt vanzelf mee met de afslag.
- Live meekijken
In de online catalogus zien bezoekers tijdens de avond wat er nu geveild wordt en wat net verkocht is.
- Kinderveiling
Koopjes voor de kinderveiling krijgen vanzelf de eerste nummers, zodat de kinderen als eerste aan de beurt zijn.
- Verloting
Hang een QR-code op in de zaal; bezoekers melden zich aan met naam en e-mailadres. De winnaar verschijnt op de beamer.
- Tussenrondes en eindstand
Bij een bedrag dat jullie zelf kiezen komt er een ronde op de beamer. Aan het eind staat de totale opbrengst groot in beeld.
- Publieksprijs
Bezoekers stemmen met hun telefoon via een QR-code, bijvoorbeeld op het origineelste koopje. De uitslag loopt vanzelf bij.
- Ook zonder internet
Valt het internet in de zaal weg, dan draait de veiling op een laptop in de zaal met een eigen wifi-netwerk. Na afloop gaat alles terug naar de server. Als extra reserve is er een noodpresentatie voor de beamer die zonder internet werkt.
Afwikkeling
Na de avond moet er gefactureerd, betaald en bedankt worden. Ook dat gaat vanuit hetzelfde pakket.
(groter bekijken)
(groter bekijken)
- Facturen met betaallink
Iedere koper krijgt een factuur met een iDEAL-betaallink en QR-code, via Mollie of Rabo OmniKassa. Of er betaald is, zie je vanzelf in het overzicht.
- Kopersportaal
Kopers zien online hun koopjes en facturen en betalen daar direct. Inloggen gaat met een code per mail; een wachtwoord onthouden is niet nodig.
- Bedankmails aan schenkers
Iedere schenker krijgt een mail met zijn giften en wat ze opbrachten. Bij een uitje staan de gegevens van de koper erbij, zodat ze samen een datum kunnen afspreken.
- Verenigingen en goede doelen
Verenigingen vragen via een formulier op de website zelf een bijdrage aan. Het bestuur kent toe en ziet per jaar wie wat heeft gekregen.
- Debiteuren
Een overzicht van alle kopers: wie heeft betaald, wie nog niet, en wie er vorig jaar wel was maar nu niet.
Jullie eigen veiling
Alle veilingen werken in hetzelfde pakket, maar ieder heeft een eigen plek.
- Eigen adres
Elke veiling heeft een eigen webadres, zoals jullienaam.gemeenschapsveiling.com.
- Eigen uitstraling
Jullie eigen kleur, naam en gegevens op het veilingboekje, de facturen, de mails en de beamer.
- Eigen gegevens
Iedere veiling heeft een eigen database. Andere veilingen kunnen niet bij jullie gegevens.
- Elke nacht een reservekopie
De gegevens en foto's van iedere veiling worden iedere nacht automatisch veiliggesteld.
- Wie mag wat
Geef iedere vrijwilliger alleen de schermen die hij nodig heeft. Inloggen kan met een extra code per mail.
- Onderdelen aan of uit
Gebruiken jullie geen verloting of kinderveiling? Zet het uit, dan verdwijnt het uit het menu.